Mensagens eletrônicas. Eu escrevo bem?
As melhores técnicas e práticas para a comunicação eletrônica – parte 2
por Adson Naccarati
Os mensageiros
Como nós vimos na matéria sobre
e-mails, a comunicação vem mudando com o tempo, e como a parte mais nova, mais
inusitada dos novos tempos de comunicação, sem sombra de dúvida estão os famosos
mensageiros. O assunto não é tão novo. Os mensageiros começaram a ser
idealizados, em meados dos anos 90, com o famoso ICQ, seguidos do Skype, migrando
para os aparelhos de celular, nos formatos de SMS e finalmente os mensageiros
atuais como o WhatsApp, Signal, Telegram etc.
Se por um lado tivemos uma
agilidade de comunicação sem precedentes, o custo disso foi uma verdadeira
invasão na vida cotidiana das pessoas. Hoje nós recebemos mensagens 24 horas
por dia, em qualquer lugar e sem nenhum aviso prévio.
E essa integração cresce
exponencialmente. Hoje os mensageiros rivalizam até com a imprensa transformando-se
no jornal matinal de muita gente.
Além de tudo isso, temos as
questões de segurança e privacidade, como no recente caso do WhatsApp e a sua
controversa política de segurança de dados.
Tendo esse cenário como pano de
fundo, muitos profissionais, empresas ou qualquer grupo de pessoas, estão usando esses mensageiros como base para a sua interação. Não podemos deixar de reconhecer
que grupos em mensageiros tem a capacidade de integrar uma equipe de maneira
nunca antes vista por outra ferramenta.
Mas afinal o que estamos
integrando?
A facilidade em montar um grupo e
ficar postando informações é tão grande que estamos vivendo um momento “agulha
no palheiro”.
Este velho ditado diz que a
maneira mais fácil de esconder uma agulha, é jogá-la em um palheiro para que
não seja fácil de ser vista.
No caso dos mensageiros e seus grupos, pessoas postam materiais e mensagens repetidas, às vezes em questão de
minutos, depois de outras iguais já postadas; mostrando que estas pessoas nem
se deram ao trabalho de ler algumas linhas antes.
Então me responda: existe mesmo
alguma comunicação eficiente aqui?
Seja como for, o objetivo dessa
matéria é orientar pessoas e profissionais a utilizarem de maneira eficiente
estes mensageiros.
Tenha em mente, que se você faz
parte de um grupo, ou simplesmente se comunica através de mensagens, algumas
regras e boas práticas podem ser seguidas para que a sua comunicação seja
eficaz, e evite que você seja mais uma agulha num imenso palheiro de informações
desconectadas.
Ter uma boa postura na utilização
desses mensageiros impacta diretamente na sua imagem como profissional, e mesmo
como pessoa. Saber usar essa tecnologia de maneira inteligente é trabalhar na
sua imagem, podendo ser inclusive mais forte do que um currículo bem elaborado.
Saiba quando usar
Mensageiros são implacáveis: você
apertou o botão de enviar e já está chegando no destino. Seja durante o dia,
seja de madrugada ou seja em que horário for. Quantas vezes você recebeu uma
mensagem, em um momento nada propício, e pensou no remetente com aquele “carinho
todo especial...”
Saiba o que mandar
É imprescindível que você tenha
noção, de que as pessoas que receberão a sua mensagem, também recebem de “n” outras
pessoas. Procure ser objetivo e mandar mensagens que tenham algum conteúdo
importante para quem recebe. Nem tudo o que é importante para você, necessariamente
é importante para os outros.
Saiba para quem mandar
Alguns assuntos são importantes
em alguns contextos, e para algumas pessoas. Mandar uma informação irrelevante
para muita gente, trará para você o estigma da irrelevância. Não acredito que
você queira isto. Quantas vezes você não leu uma mensagem e pensa: lá vem ele
novamente com aqueles posts... então pense bem antes de sair distribuindo
mensagens.
Seja simples
Um problema também, é picotar em pequenas mensagens algo que poderia ter sido enviado de
uma vez só. Coisas do tipo: um envio dizendo “bom dia”, outro envio dizendo “como
vai?”, outro dizendo parte do assunto, e envios sobre envios picotando algo que
poderia ter chegado de uma maneira só. O resultado disso é um disparo da
campanha das pessoas que estão recebendo a mensagem, que servirá apenas para
atrapalhar o destinatário e fazer com que ele seja obrigado a silenciá-lo.
Áudio
Eu acho que aqui é uma questão de
conforto do remetente. As mensagens de áudio têm vários problemas, principalmente
no âmbito profissional. Eu diria até que, mandar mensagens de áudio sobre
assuntos profissionais em um mensageiro é um erro na maioria dos casos.
Em primeiro lugar, o mensageiro
também é um local onde as pessoas procuram informações que receberam
anteriormente. E como você vai procurar um assunto em uma tela de celular, cheio
de caixas de áudio?
Um grande problema do áudio, é
que o remetente normalmente está executando várias tarefas, e está, também, falando no
celular. Normalmente acaba numa mensagem difusa e longa, deixando claro para
quem está recebendo, que o remetente não estava prestando muita atenção no que estava fazendo. Outra
imagem complicada de se criar.
E por fim, e acho que isso é
consenso: mensagens curtas por favor. Em alguns momentos chego a ver mensagens
de 6, 7 até 10 minutos de áudio. Em que momento do dia você vai parar para escutar isso? Esse problema é tão grave, que
os mensageiros desenvolvem tecnologias para acelerar a reprodução de áudios. Agora
além de você ser considerado uma pessoa prolixa, ainda vai fazer o papel do
Pato Donald ...😊
Os Grupos
Em primeiro lugar tenha em mente
que quando você está fazendo parte de um grupo, você está numa sala com um monte
de pessoas vendo e ouvindo tudo aquilo que você está falando. O problema de
algumas pessoas em relação ao mensageiro, é que elas esquecem desse pequeno
detalhe. Acham que estão isoladas com seu celular na mão. Então, a princípio, nunca faça no grupo o que você não faria
pessoalmente.
Priorize os assuntos, e mantenha
o foco na razão do grupo existir. Se é um grupo de trabalho de uma equipe de
vendas por exemplo, não é o lugar para você colocar assuntos pessoais ou mesmo
problemas individuais de venda, que deveriam ser discutidos somente entre você
e o seu gerente.
Um grupo é para falar em grupo. Assuntos entre você e alguém específico, trate no privado, mensagem direta, e não entulhando o grupo com mensagens sem sentido geral.
Veja se realmente existe razão
para a criação do grupo. O foco de um grupo é passar uma informação de uma vez
só para várias pessoas que estejam envolvidas e comprometidas com aquele
assunto. Muitas vezes já existem grupos onde isso pode ser feito, sem a
necessidade de criar outro e mais outro...
Respeite o grupo e as
informações que estão sendo colocadas. Quando você perceber que algum membro
está postando informações, utilizando vários envios para isso, aguarde até que tenha terminado. Se existe uma coisa que demonstra falta total de
profissionalismo, é você escrever ou mudar de assunto enquanto um dos membros
ainda está escrevendo e completando a mensagem.
O grupo não substitui organização.
A finalidade de um grupo em um mensageiro é comunicar. Comunicação é uma parte
extremamente importante de uma organização, mas não é a única. O fato de estar
comunicado não significa que está feito. A comunicação não vale nada se não
houver uma continuidade e uma organização capaz de transformar palavras em
ações. Então tenha em mente que utilizar o grupo como ferramenta administrativa,
tem lá seus problemas.
Recentemente, os mensageiros
estão desenvolvendo ferramentas para utilização de mensagens efêmeras. Isto
significa que um administrador de grupo pode definir que as mensagens serão apagadas
depois de 5 minutos ou até uma semana. Isto é uma excelente ideia pois tira um
mar de informações que perdem o valor minutos após serem postadas. Mais um
motivo para que você guarde informações importantes em outros lugares que não um
mensageiro.
Cuide da sua postura. Preste
atenção no linguajar. Escreva direito. Leia a mensagem antes de enviar.
Cuidado com a autocorreção. A
internet está forrada de memes de autocorreção fazendo os remetentes passarem
seu bocado de vergonha.
A pontuação também é importante. Eu
percebo que algumas pessoas enviam mensagens, como se estivessem falando ao
vivo. A diferença entre falar e escrever é a entonação, que dá um significado à
aquilo que está sendo falado. Mensagens escritas não tem entonação. O único
jeito de você mostrar que está fazendo uma pergunta no modo escrito, é utilizar
o ponto de interrogação no fim.
Prestando atenção nestas
recomendações você terá uma vida digital mais interessante do ponto de vista
dos mensageiros. Lembre-se, que mesmo no mensageiro o que você faz será sempre
avaliado por quem recebe.
Enfim, um resumo geral de tudo
isto, é o conceito de comunicação eficiente: pense em quem está do outro lado. Preocupe-se
com a eficiência da sua comunicação pensando sempre na pessoa a quem você está
mandando a mensagem. Ter cuidado em ser claro, conciso, objetivo e direto fazem
a comunicação eficaz, melhora sua imagem e garante o seu objetivo.
Sucesso!
Comentários
Postar um comentário