Reuniões Produtivas – Parte 1
Reuniões Produtivas – Parte 1
Só ouvir esta palavra, já representa um problema para muitas pessoas. Reuniões! Em algumas organizações, reuniões já estão tão estigmatizadas, que passaram a representar problemas e não mais soluções.
O próprio princípio de uma organização existir, é o conceito de que o trabalho deve ser executado em grupo. Com base nisso, a junção de várias pessoas em torno de um problema, ou desafio melhor colocando, caracteriza uma reunião.
Então por que este estigma? Por que as reuniões se tornaram um problema na vida de vários profissionais e de várias organizações?
A resposta à esta pergunta, na verdade, é simples: organizar ou participar de uma reunião, considerando os nossos desafios da vida moderna, não tem nada de intuitivo.
A maior reclamação das pessoas à respeito de reuniões, é que são um processo demorado e muitas vezes, “desnecessário”.
Primeiramente vamos entender uma coisa: se você acredita que pausar
o trabalho de corte, para afiar o machado,
é tempo perdido, você também não gosta de reuniões...
Então nós chegamos no primeiro conceito: reunião é uma
ferramenta de resolução de problemas, que utiliza várias pessoas, várias
experiências e vários conhecimentos, que em conjunto, tem uma capacidade muito
maior de superar o desafio.
Baseado neste princípio, neste conceito do que é uma reunião,
podemos enxergar claramente, que uma reunião profissional, está muito longe de
um bate-papo informal. Eu diria até que, se uma reunião puder ser confundida com um
bate-papo, é porque as pessoas não sabem o que realmente é uma reunião
profissional.
A diferença mais fundamental, de uma reunião profissional, de
um simples bate-papo, está no fato de que a reunião deve ter foco. Uma conversa simples, por exemplo, não tem muito foco, simplesmente está lá para uma
interação social.
Então vamos olhar quais são os elementos fundamentais, que compõem uma reunião profissional.
1- Foco ou Pauta
Sobre o que nós vamos falar? Que assuntos
serão abordados? Por que estamos aqui reunidos? O que esperamos ao final desta
reunião?
Definir o foco de uma reunião, é fundamental para que ela fique diferenciada de uma conversa informal. A reunião é uma ferramenta, e assim como uma chave de fenda não tem razão de existir sem um parafuso a ser solto ou apertado, uma reunião não tem sentido se eu não tiver um foco, um assunto, ou um desafio que seja.
2- Prazo
3- Participantes
É óbvio que uma reunião deve ter
participantes. A grande sacada é saber quem são os participantes. Quando você
tem um foco, um assunto, este é o determinante para saber quem são as partes
interessadas que estarão sentados à mesa.
Um erro comum ao se convidar pessoas para
uma reunião, é exagerar nos participantes, trazendo pessoas que não interagem
com o desafio à frente, o que proporciona à estas pessoas a sensação de perda
de tempo. Isto certamente irá fomentar um ambiente muito prejudicial aos
trabalhos que deverão ser executados.
4-
Coordenação
É claro que devido à natureza abrangente de focos, assuntos e contextos de reunião, outros elementos poderão ser necessários, mas os 4 elementos acima sempre estarão presentes.
A falta de qualquer um destes elementos, fará com que a sua
reunião se confunda com uma discussão de final de jogo...
Note que independente se a reunião será realizada com a
presença física dos participantes, ou de maneira remota, esses elementos sempre
estarão presentes.
Uma boa prática, é ter uma espécie de pauta escrita, que
possa registrar esses elementos para uma referência futura. Evidentemente, se
uma reunião foi montada para resolver um desafio pontual, ou coordenar
estratégias mais simples, talvez registrar isso em uma pauta não seja tão
importante.
Preparando a reunião
Como tudo na vida, planejamento e preparação fazem a
diferença do sucesso. Com as reuniões não poderia ser diferente.
Para se preparar uma reunião, inicialmente defina o foco ou
os focos a serem discutidos.
Também defina o que esperar no final da reunião. Por exemplo,
se o foco for definir uma tabela de preços, então eu espero que no final da
reunião eu tenha valores dos nossos produtos, definidos e acordados pela equipe.
Com o foco em mãos, e o objetivo definido, chegou a hora de
definir quais são as pessoas que irão participar da reunião.
Um ponto importante, caso você queira que sua reunião seja
um sucesso, é respeitar cada participante. As pessoas têm seus compromissos e
seus horários. e cada vez mais, mais compromissos temos e menos horários à
nossa disposição.
Entenda que uma reunião, deve ser comunicada através de um
convite, e não através de uma intimação. Isto porque, a reunião, embora
prevista implicitamente nos cargos que as pessoas ocupam, em sua maioria, representam
uma atividade pontual (extra).
Então o primeiro desafio de um coordenador de reunião, é
harmonização das agendas. Se você for um coordenador hábil, os participantes se
esforçarão para atender à sua demanda, e este trabalho de harmonização fica
mais simples.
(Aqui vai uma dica: se você tem dificuldade das pessoas te ajudarem
com as reuniões que você precisa coordenar, talvez seja o momento de você
questionar o que você faz com a sua liderança...)
Neste momento então, temos uma reunião marcada, temos um
foco, e temos pessoas. Ainda sobre as pessoas, procure ao máximo não trazer
pessoas para uma reunião, por motivos políticos, ou sejam lá quais forem fora
do tema. O motivo da escolha das pessoas deve ser técnico, os participantes
devem trazer nas suas bagagens, algo que possa ser usado para vencer o desafio.
Deixe claro também na hora do convite, que caso exista algum
tipo de problema com algum participante, que a possibilidade da indicação de um
substituto, é uma solução muitas vezes melhor do que o adiamento da própria
reunião.
Agora vamos à cereja do bolo...
Quando você for convidar os participantes, é fundamental que
seja definido um horário fixo de começo e fim os trabalhos. Isto dá uma
segurança aos participantes, que seus outros compromissos não serão
comprometidos.
Preste atenção: ao
coordenar uma reunião você está sendo avaliado. Avaliado por todos os
participantes e observadores que presenciam o que você faz. Desenvolva a
confiança das pessoas em seu trabalho, e neste assunto, respeitar o que foi
programado, à exemplo do tempo de reunião, é fundamental.
Outros detalhes como horário, ferramenta de informática para
reuniões remotas, envio do foco antecipadamente para os participantes se
prepararem, levantamento de dados para auxiliar as decisões, convocação de
pessoas externas etc. Também devem ser considerados no planejamento de sua
reunião eficiente.
Na próxima matéria iremos falar sobre a condução de reuniões
eficientes.
Sucesso!
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