VAMOS CONVERSAR SOBRE... Eficiência, Eficácia e Efetividade
Antes de mais nada, vamos responder à pergunta de um
milhão de dólares: Por que a administração arruma tantos termos técnicos? É uma
forma de criar dificuldades e vender facilidades?
Não. É bem possível neste mundo gigante que nós vivemos,
existam pessoas que façam isto. (principalmente com termos importados...). O
Real motivo é que, toda área de conhecimento que não lide diretamente com meios
físicos (grandezas mensuráveis), precisa harmonizar termos com ideias
(conceitos). Assim simplifica-se o entendimento.
“Maria conhece bem seu trabalho, ela faz isto há mais de
10 anos, e dificilmente erra ou se engana, porque fez muitos treinamentos e é
formada na área”. Ou simplesmente eu digo “Maria têm muita competência”.
Então leitor, relaxe com os termos, eles na verdade
simplificam...
No nosso caso da Eficiência, Eficácia e Efetividade a
confusão é gerada porque além dos termos serem parecidos (não são sinônimos),
os conceitos também são parecidos (não são iguais).
Então antes de te dar uma definição de dicionário, que
com certeza você já pesquisou na Internet, vou te apresentar o Pedro.
Pedro arrumou um emprego. Primeiro emprego. No primeiro
dia, seu chefe deu um trabalho simples à Pedro: Enviar um e-mail de
agradecimento aos clientes. Uma lista de 20 clientes especiais.
Pedro quis fazer um ótimo trabalho e resolveu escrever
aos clientes de maneira particular e focada, fazendo um e-mail diferente para
cada um.
No fim do dia, trabalho feito. Pedro recebeu elogios de
seu chefe, e vários clientes comentaram satisfeitos a atenção que receberam.
Pedro fez seu trabalho perfeitamente. O trabalho de Pedro atingiu plenamente os
objetivos, foi um trabalho com muita eficácia. Pedro é um colaborador eficaz!
No dia seguinte, o chefe de Pedro deu o mesmo trabalho.
Agora com 100 clientes especiais. Pedro “surtou”. Cem clientes?? Missão dada,
missão cumprida. Fim do dia: 100 e-mails, elogios do chefe, clientes contentes
e Pedro sem almoço. Pedro é um colaborador eficaz!
Terça feira. Pedro chega e vê seu chefe com uma lista de
500 clientes. Assim que viu, Pedro pensou como ele iria pagar o aluguel sem seu
emprego... Mas desta vez, seu chefe deu-lhe a lista de 500 nomes e um conselho:
“Pedro, hoje você vai precisar ser Eficiente”.
O processo de Pedro era eficaz. Mas não eficiente.
Gastava muito tempo (recursos) para atingir o objetivo.
Pedro mudou seu processo. Fez 10 modelos de
e-mail, categorizando os clientes por idade. Meio dia: 500 e-mails, elogios do
chefe, clientes contentes e Pedro comendo em paz sua sobremesa. Pedro foi
eficiente, seu método teve uma eficiência fantástica. Atingiu os
objetivos com o menor esforço possível.
Então:
Eficácia, ou ser Eficaz é conseguir objetivos. Seja de
que forma for. Analisar eficácia ou medi-la (indicador) é focar no objetivo. Só
nele. Muitas vezes isto é suficiente, por exemplo se você for eficaz em
conseguir a meta de lucro líquido mensal.
Eficiência ou ser eficiente é conseguir seus objetivos
com o menor esforço possível. Analisar eficiência de um processo é saber se os
objetivos foram conseguidos da melhor maneira possível (menos recursos, mais
rápido, mais seguro...). Muitas vezes é preciso ter esta noção global, por exemplo,
se você for eficiente em conseguir a meta de lucro líquido mensal, sem fazer
hora extra.
A eficiência é a eficácia com inteligência? (😉)
O chefe de Pedro? Agora ele está cuidado de outro
assunto. O colega de Pedro, o Antônio, também mandou os 500 e-mails, também na
parte da manhã. Mas metade foi errado. De qualquer forma, Antônio foi eficaz
quanto aos objetivos da quantidade de envios...
O chefe, então, precisa cuidar melhor da Efetividade
da equipe. A equipe precisa ser eficaz e eficiente ao mesmo tempo, e sempre.
A Efetividade de um processo é a capacidade deste processo em atingir objetivos, sempre, e de forma eficiente. Talvez possamos definir de forma simplista que um processo efetivo, é um processo excelente.
Hora da dica:
#1- Eficácia, eficiência são mais usados para descrever
processos, métodos, sistemas. Efetividade normalmente está mais para equipes, e
pessoas, ligado à objetivos pessoais ou de trabalho (envolve sinergia,
comprometimento etc. entre outras).
#2- Na prática de indicadores, os mais usados e
suficientes na maioria das vezes são números de Eficácia, Eficiência.
#3- Eficácia e Eficiência dependem da complexidade do que
você quer medir. Se uma basta, menos é mais.
#4- Eficácia e Eficiência se referem a objetivos (metas).
Defina muito bem seus objetivos. Talvez você precise ver outro artigo da
A.Naccarati sobre metas e indicadores.
#5- Eficácia e Eficiência
podem se referir a “n” situações dentro de uma mesma coisa sendo medida (várias
atividades, resultados, metas etc. dentro de um mesmo processo). O pulo do gato
é escolher a melhor.
#6- Eficácia e Eficiência devem ser um consenso. Todos os envolvidos devem
concordar com “O QUÊ” deve ser eficaz ou eficiente.
#7- Eficácia e Eficiência são medidas. Mostram
resultados. E devem basear ações. Então vá direto ao ponto, e meça de forma
simples.
Boa sorte e sucesso e seja efetivo!
Adson Naccarati
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Tipos de indicadores de processo.
Atribuindo metas.
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